Encore lisible
dans dix ans.
Un format qui survit aux logiciels, une empreinte qui prouve que rien n'a bougé, une date qui ne se renégocie pas, et une sortie toujours ouverte. Sur des serveurs en France.
Ce qui fait disparaître un document
Le support qui lâche
Un disque externe dure quelques années, une clé USB moins. La panne ne prévient pas, et elle arrive toujours l'année où le document compte.
Le fichier qui n'ouvre plus
Le logiciel a changé, la police manque, la mise en page se décale. Le fichier est là, mais ce que vous voyez n'est plus ce que vous aviez signé.
Le doute qu'on ne peut pas lever
Trois copies, trois dates de modification différentes. Laquelle fait foi? Sans empreinte conservée, la question n'a pas de réponse.
Six choses, et pas une de plus
Le format qui survit
Le PDF/A est la version du PDF faite pour durer: polices embarquées, rien qui dépende d'un logiciel installé. Un outil le produit, un autre vérifie qu'un document est bien conforme.
Convertir en PDF/AL'empreinte qui prouve
À chaque dépôt, l'empreinte du fichier est calculée et conservée. Des années plus tard, elle répond à une question simple: ce document est-il exactement celui que j'ai déposé?
Calculer une empreinteLa date qui ne bouge plus
Chaque document porte sa date de dépôt. Elle ne se renégocie pas au fil des copies, contrairement à la date de modification d'un fichier qui change dès qu'on le déplace.
Ce que prouve un document datéUn lieu, pas cinq
Une archive éparpillée entre un disque, une clé et deux services en ligne n'est pas une archive: c'est une collection de copies dont aucune ne fait autorité. Ici, tout est au même endroit, hébergé en France.
Sécurité et hébergementLa copie figée, pour ce qui est publié
Quand vous publiez un document, une copie figée et datée est mise en ligne. Votre original reste privé, et ce qu'un tiers a consulté correspond à un état précis, à une date précise.
Une sortie, toujours ouverte
Vous récupérez vos dossiers en archives téléchargeables, avec un inventaire qui porte les mots-clés, les descriptions et les empreintes. Une archive qu'on ne peut pas sortir n'est pas une archive.
Une archive dont on peut sortir
C'est le critère que personne ne regarde à l'ouverture du compte, et le seul qui compte le jour où l'on part.
Le contenu et ses métadonnées voyagent ensemble
Une archive qui ne rend que des fichiers vous rend la moitié de votre travail: les mots-clés, les descriptions et les empreintes restent chez le prestataire, et ce qui sort n'est plus vérifiable. Ici, chaque archive de dossier porte son inventaire, dans un format que n'importe quel tableur ouvre. Vous pouvez partir sans rien perdre, et c'est précisément pour cela qu'on reste.
Une archive qui vieillit bien
La fiche d'un document déposé en juillet 2023, capturée telle quelle dans le portail trois ans plus tard.
Trois étapes
Déposez
Le document arrive daté, avec son empreinte, dans le dossier que vous voulez.
Convertissez ce qui doit durer
Les pièces que vous garderez dix ans passent en PDF/A, en un geste, depuis la boîte à outils.
Vérifiez, ou ressortez
L'empreinte confirme qu'un document n'a pas bougé. Et le jour où vous voulez tout reprendre, vous le reprenez.
Ce qu'on nous demande
Le PDF/A, qu'est-ce que c'est, et faut-il vraiment l'utiliser?
C'est une variante du PDF conçue pour la conservation: tout ce qui sert à afficher le document est enfermé dedans, les polices comprises, et rien ne dépend d'un logiciel installé sur votre machine. Un PDF ordinaire s'ouvrira sans doute très bien dans quinze ans. Un PDF/A est fait pour que ce ne soit pas un pari. Pour les pièces que vous devez garder longtemps, cela vaut le geste, et il ne prend que quelques secondes.
Comment savoir, dans dix ans, qu'un document n'a pas été modifié?
Par son empreinte. Au dépôt, on calcule une suite de caractères qui dépend du contenu du fichier: changez une virgule, elle change entièrement. Elle est conservée avec le document. Il suffit de la recalculer plus tard et de comparer. C'est ce qui distingue une archive d'un simple dossier de fichiers.
Et si je veux partir? Mes documents sont-ils récupérables?
Oui, à tout moment, et sans nous le demander. Vous téléchargez vos dossiers en archives, et chacune contient un inventaire qui reprend les mots-clés, les descriptions et les empreintes de vos documents. Les métadonnées voyagent avec les fichiers: sans elles, une archive sortie du service n'est plus vérifiable. C'est une position de principe, pas une faveur.
Est-ce que cela remplace mes sauvegardes?
Non, et il faut le dire clairement: une archive en ligne est une copie de plus, tenue par quelqu'un dont c'est le métier, pas une raison de supprimer les vôtres. La règle qui vaut depuis toujours vaut encore: un document qui n'existe qu'à un seul endroit est un document en sursis, où que soit cet endroit.
Combien de temps dois-je conserver mes documents?
Cela dépend du document, et les durées courantes vont de quelques années à dix ans, parfois davantage pour un chantier ou un acte. Nous les avons réunies sans jargon dans notre guide de conservation. Le principe d'une archive en ligne est justement de ne plus avoir à y penser chaque année.
Où sont physiquement mes documents?
Sur des serveurs situés en France, exploités dans le cadre du RGPD. Pour les pièces les plus sensibles, vous pouvez en plus les chiffrer à l'envoi. Le détail est sur la page sécurité.
Pour aller plus loin
La valeur probante d'un PDF daté
Horodatage, intégrité, recevabilité: ce qu'un dépôt daté établit vraiment, et ce qu'il n'établit pas.
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Hébergement, transfert hors UE, sous-traitants: les questions à poser à votre service en ligne.
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Les durées de conservation usuelles, et une méthode simple pour les tenir.
Tous les guides sont dans le journal de l'archive