Vos documents,
classés par projet.
Un dossier par projet, des mots-clés qui les traversent, et une recherche qui va jusque dans le texte des documents. Une pièce se retrouve en quelques secondes, y compris trois ans après.
Trois ans après, la même question
« C'était dans quel dossier? »
Un classement tenu à la main tient six mois. Ensuite les documents s'entassent là où ils sont tombés, et le rangement devient une corvée qu'on repousse.
« Le devis est ici, la facture ailleurs »
Les pièces d'un même projet finissent réparties entre l'ordinateur, la boîte mail et un disque externe. Aucune vue ne les réunit.
« Je sais que c'est écrit dedans »
Vous vous souvenez d'une phrase, d'un montant, d'un nom. Pas du nom du fichier, qui s'appelle sans doute scan_0042.
Le projet comme unité de rangement
Un dossier par projet
Nom, description, icône et couleur. Les dossiers où vous allez souvent se posent en tête de liste, les autres attendent leur tour.
Toutes les fonctionnalitésDes mots-clés qui traversent les projets
Un document vit dans un dossier, mais il porte autant de mots-clés que vous voulez: le client, l'année, le type de pièce. Un dossier peut proposer les siens d'office à chaque dépôt.
Une recherche qui lit les documents
Le nom, les mots-clés, la description, les propriétés du PDF, et le texte contenu dans le document lui-même. Vous cherchez une phrase dont vous vous souvenez, pas un nom de fichier.
Un projet partagé avec quelqu'un
Invitez un associé ou un client sur un dossier précis. Il voit ce dossier, et rien d'autre de votre archive.
Les pièces qui viennent des autres
Votre page de dépôt récupère les documents d'un client ou d'un fournisseur, sans qu'il crée de compte. Vous les classez ensuite dans le bon projet.
Ouvrir une page de dépôtUn projet qui ressort entier
Vous récupérez un dossier complet en une archive, avec un inventaire qui porte les mots-clés, les descriptions et les empreintes. Vos documents ne sont jamais captifs.
Ce que garantit notre archivageUn dossier, des mots-clés, une recherche
Le dossier dit où vit le document. Les mots-clés disent tout le reste, et se croisent.
Le dossier range, le mot-clé retrouve
Une arborescence oblige à choisir une branche au moment du dépôt, et ce choix vieillit mal. Ici, le document se pose dans le dossier du projet, et ses mots-clés le rendent visible depuis tous les angles: le client, l'année, le type de pièce. La recherche, elle, descend jusque dans le texte du document.
Ce que vous voyez en ouvrant
Les dossiers de l'archive de démonstration, capturés tels quels dans le portail.
Trois étapes
Un dossier par projet
Créez-le en un clic, donnez-lui une couleur, posez les mots-clés qu'il appliquera.
Déposez au fil de l'eau
Chaque document arrive daté, dans le bon dossier, avec les mots-clés du projet déjà proposés.
Retrouvez sans fouiller
Par le nom, par un mot-clé, ou par une phrase écrite dans le document.
Ce qu'on nous demande
Peut-on créer des sous-dossiers?
Non. Un document appartient à un dossier et à un seul, et les dossiers ne s'emboîtent pas. C'est un choix: passé deux niveaux, une arborescence oblige à choisir une branche à chaque dépôt, et ce choix vieillit mal. Les mots-clés font le travail qu'on attend des sous-dossiers, et ils le font mieux, parce qu'un document peut en porter plusieurs: un même contrat relève à la fois du client, de l'année et du type de pièce.
Un document peut-il appartenir à deux projets?
Pas à deux dossiers, mais il peut porter les mots-clés des deux projets, et il ressort alors dans les deux recherches. C'est ce qui remplace le classement multiple, sans dupliquer le fichier ni avoir à décider laquelle des deux copies fait foi.
La recherche va-t-elle dans le contenu des documents?
Oui. Le texte des documents est indexé, en plus du nom, des mots-clés, de la description et des propriétés du PDF. Vous pouvez donc chercher une phrase dont vous vous souvenez, même si le nom du fichier ne dit rien.
Puis-je partager un projet avec un client ou un associé?
Oui, dossier par dossier, sur invitation. La personne invitée voit ce dossier, pas le reste de votre archive. Pour transmettre une seule pièce, un lien de partage suffit, et il peut être protégé par un mot de passe et expirer à la date de votre choix.
Comment récupérer un projet en entier?
Vous demandez l'archive du dossier et vous la téléchargez. Elle contient les documents et un inventaire qui reprend leurs mots-clés, leurs descriptions et leurs empreintes: les métadonnées voyagent avec les fichiers, sinon l'archive n'est plus vérifiable une fois sortie du service.
Puis-je envoyer un document par e-mail vers mon archive?
Oui. Votre compte a une adresse de dépôt: vous transférez le message, la pièce jointe arrive dans votre archive, et vous la classez dans le projet voulu. Pratique pour les factures qui n'arrivent que par e-mail.
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