Archiver les PV d'une assemblée générale

Le procès-verbal d'une AG fait foi des décisions prises. Mal rangé, il est introuvable le jour où un financeur, un adhérent ou l'administration le demande. Voici une méthode simple pour le conserver, et le partager simplement.

01Ce qu'il faut conserver

• Le PV signé (président et secrétaire de séance).
• La convocation et l'ordre du jour.
• La feuille de présence / les pouvoirs.
• Les rapports (moral, financier) et les comptes approuvés.

02Un dossier par exercice

La règle d'or: un dossier par année, et un nommage cohérent (ex. 2026 - AG ordinaire - PV.pdf). Vous retrouvez tout par année, et la date de dépôt horodatée fixe « quand » chaque pièce est entrée dans l'archive.

03Publier sans tout exposer

Sur Archive PDF, publier crée une copie figée et datée: le PV est à disposition des membres via un lien public, pendant que les pièces sensibles (comptes détaillés, coordonnées) restent privées dans leur dossier. Le lien est révocable et peut expirer.

PV → lien public; pièces comptables → privées dans le dossier de l'exercice.

04Combien de temps les garder?

À titre indicatif, un PV d'AG se conserve sans limite (c'est la mémoire de l'association) et les pièces comptables au moins plusieurs années selon leur nature. Vérifiez vos statuts et vos obligations propres (subventions, agréments).

Article informatif, adaptez à vos statuts et obligations.