Le procès-verbal d'une AG fait foi des décisions prises. Mal rangé, il est introuvable le jour où un financeur, un adhérent ou l'administration le demande. Voici une méthode simple pour le conserver, et le partager simplement.
La règle d'or: un dossier par année, et un nommage cohérent (ex. 2026 - AG ordinaire - PV.pdf). Vous retrouvez tout par année, et la date de dépôt horodatée fixe « quand » chaque pièce est entrée dans l'archive.
Sur Archive PDF, publier crée une copie figée et datée: idéal pour mettre le PV à disposition des membres via un lien public, pendant que les pièces sensibles (comptes détaillés, coordonnées) restent privées dans leur dossier. Le lien est révocable et peut expirer.
PV → lien public; pièces comptables → privées dans le dossier de l'exercice.
À titre indicatif, beaucoup d'associations conservent les PV d'AG sans limite (mémoire de l'association) et les pièces comptables au moins plusieurs années selon leur nature. Vérifiez vos statuts et vos obligations propres (subventions, agréments).
Article informatif, adaptez à vos statuts et obligations.